В городе созданы все условия для обеспечения порядка и сохранности архивных материалов. Муниципальный архив расположен на ул. Баумана и занимает помещения общей площадью 1438 кв. метров (протяженность стеллажей для хранения документов составляет 1692 погонных метра). Напомним, переезд в это здание состоялся в 2008 году. До этого на протяжении многих лет городской архив занимал отдаленные друг от друга полуподвальные помещения, которые периодически подтоплялись и занимали всего 212 кв. метров.
В рамках масштабного обновления материально-технической базы архива были определены новые комфортные помещения, приобретено современное оборудование (в том числе для реставрации и восстановления документов), организованы комнаты для приема населения, открыт читально-выставочный зал. Работа в этом направлении продолжается и сейчас: в 2011 г. субвенции в размере 155,8 тыс. рублей были направлены на обслуживание и ремонт систем видеонаблюдения, вентиляции и кондиционирования, автоматической пожарной и охранной сигнализации, АТС.
В прошлом году в муниципальный архив поступило 5122 запроса, что на 42,5% больше, чем в 2010 году. В целом, положительная динамика обращений в архив наблюдается на протяжении всех последних лет (для сравнения: в 2008 году было зарегистрировано 2749 запросов).
Основную часть обращений стабильно составляют социально-правовые запросы. Они обусловлены, прежде всего, изменениями пенсионного законодательства: людям необходимы подробные справки о трудовом стаже, зарплате, различных начислениях и отчислениях. Также увеличилось количество запросов имущественного характера: например, об отводе земельных участков, статусе помещений
Сегодня обработка одного запроса в муниципальном архиве занимает, в среднем, 21 день (стандартами определен срок в 30 дней). Повышению скорости и качества обслуживания населения способствуют новые информационные технологии. В частности, в муниципальном архиве внедрен программный комплекс четвертой версии «Архивный фонд», благодаря которому автоматизирована обработка основных и вспомогательных учетных документов, создана компьютерная база данных. На данный момент в базу данных введено 1049 фондов архива (92%), в PDF-формат переведено 809 описей дел (71%).
Продолжается постепенный переход на предоставление муниципальных услуг в электронном виде. Сейчас в архиве приняты административные регламенты, которые устанавливают стандарты и порядок оказания наиболее востребованных услуг. В их числе — услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов
На официальном портале мэрии Казани создана интернет-страница управления архива. Здесь размещены образцы заявлений, с которыми люди обращаются в архив чаще всего. Параллельно на сайте публикуются результаты уже рассмотренных запросов. Востребованность данной интернет-страницы резко возросла в последнее время: если в 2008—2009 годах пользователей практически не было, то в 2010 г. их количество составило 1372 человека, а в 2011 г. — уже 3700.
В этом году информатизация архивной отрасли будет продолжена.
Сегодня помимо чисто технических задач перед специалистами муниципального архива стоит проблема, которая связана с сохранностью документов по личному составу различных организаций. В частности, халатное отношение бывших руководителей ликвидированных предприятий, конкурсных управляющих приводит к полной или частичной утере приказов, ведомостей начисления зарплаты, штатных расстановок и других документов. Так, сегодня безвозвратно утеряны документы комбинатов общепита Вахитовского и Московского районов, магазина «Детский мир», Казанской макаронной фабрики. В результате, работники этих предприятий не могут получить справки — например, для начисления трудовой пенсии.
Сегодня с целью предотвращения утраты документов и обеспечения их сохранности специалисты муниципального архива взаимодействуют с Главным архивным управлением РТ, Гильдией Арбитражных управляющих РТ.
